Principal Issues: Est-ce qu’un employeur est dans l’obligation d’obtenir un registre des déplacements de ses employés lorsqu’il fournit un véhicule à ces derniers?
POSITION ADOPTÉE: Nous sommes d’avis que la meilleure façon de déterminer l’utilisation à des fins personnelles d’un véhicule est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l’année.
Raisons: Position de longue date.
TABLE RONDE SUR LA FISCALITÉ FÉDÉRALE DU 5 OCTOBRE 2012
APFF - CONGRÈS 2012
Question 21
Registre des déplacements
Lorsqu’un employeur met une voiture à la disposition d’un employé et en assume les coûts, il doit calculer deux avantages imposables pour cet employé. Le premier avantage, relatif au fonctionnement de l’automobile, est calculé en multipliant un montant prescrit (0,26 $ en 2012) par le nombre de kilomètres parcourus à des fins personnelles (note de bas de page 1). Le deuxième avantage, relatif à l’usage de l’automobile, peut faire l’objet d’une réduction si la distance parcourue par l’automobile l’est principalement dans l’accomplissement des fonctions de l’employé (note de bas de page 2).
Nous pouvons remarquer que le calcul de l’employeur est tributaire d’une information déterminante provenant de l’employé : le nombre de kilomètres parcourus par l’automobile à des fins personnelles et dans l’accomplissement des fonctions de l’employé. La tenue d’un registre des kilomètres parcourus par l’employé apparaît comme la meilleure façon pour l’employeur de calculer adéquatement les avantages imposables liés à l’utilisation d’une voiture. En vertu de la Loi, il n’existe toutefois aucune obligation spécifique pour l’employé de fournir un tel registre à son employeur. Nous souhaitons mentionner que la Loi sur les impôts du Québec oblige un employé à fournir un tel registre à son employeur sous peine d’encourir une pénalité.
Malgré le silence de la Loi, la tenue d’un registre a été recommandée par plusieurs intervenants du domaine fiscal. Dans un premier temps, les tribunaux ont en général déterminé que la tenue d’un registre est le meilleur moyen de démontrer les kilomètres parcourus. Ensuite, dans la section « Avantages relatifs aux automobiles et véhicules à moteur » du site internet de l’ARC, il est mentionné que l’employeur et l’employé doivent tenir un registre de l’usage qui est fait du véhicule pour distinguer les kilomètres parcourus à des fins personnelles ou d’affaires. Enfin, dans une interprétation technique (note de bas de page 3), l’ARC mentionne que l’employeur doit faire tous les efforts raisonnables pour s’assurer que l’employé tienne un registre des kilomètres parcourus. L’ARC y fait référence au paragraphe 230(1) L.I.R. qui dicte que toute personne qui perçoit des impôts doit tenir des registres et livres de compte qui permettent d’établir le montant des impôts payables. Comme l’employeur doit retenir des impôts à la source en vertu du paragraphe 153(1) L.I.R. et qu’il est sujet à des intérêts et pénalités s’il ne le fait pas, l’ARC est donc d’avis qu’il doit obtenir un registre des kilomètres parcourus.
Questions à l’ARC :
a) L’ARC est-elle toujours d’avis qu’un employeur est dans l’obligation d’obtenir un registre des déplacements de ses employés lorsqu’il fournit un véhicule à ces derniers?
b) Si oui, quelle est l’information qui devrait figurer dans ce registre?
c) Si l’employé ne fournit pas de registre des déplacements, i) comment l’employeur doit-il calculer les avantages imposables, ii) doit-il faire une estimation des kilomètres parcourus à des fins personnelles pour le calcul de l’avantage relatif au fonctionnement de l’automobile ou doit-il considérer que tous les kilomètres parcourus sont à des fins personnelles, iii) pour l’avantage relatif à l’usage de l’automobile, peut-il estimer les kilomètres parcourus ou doit-il systématiquement imposer la totalité de l’avantage sans possibilité d’utiliser la réduction permise au paragraphe 6(2) L.I.R.?
Réponse de l’ARC
La L.I.R. exige qu’un employeur calcule un avantage imposable lorsqu’il met un véhicule à moteur à la disposition d’un employé pour son usage personnel.
En vertu du paragraphe 230(1) L.I.R. un employeur doit tenir des livres et des registres permettant d’établir le montant des impôts payables en vertu de la Loi. Celle-ci ne fait toutefois pas mention des documents requis afin de consigner l’utilisation d’un véhicule.
La meilleure façon de déterminer qu’un véhicule est utilisé à des fins commerciales ou à des fins personnelles est de conserver un registre exact de tous les déplacements effectués pour toute l’année, en précisant notamment pour chaque déplacement la date, la destination, la raison du déplacement et la distance parcourue.
En général, on s’attend à ce que la personne qui utilise un véhicule à moteur à des fins commerciales et à des fins personnelles conserve un registre qui permet de déterminer de façon objective l’utilisation de ce véhicule.
En l’absence d’un tel registre, l’employeur doit démontrer par d’autres moyens probants comment il a déterminé la valeur de l’avantage que l’employé doit inclure dans le calcul de son revenu.
Isabelle Landry
(450) 623-0193
Le 5 octobre 2012
2012-045415
NOTES DE BAS DE PAGE
En raison des exigences de nos systèmes, les notes de bas de page contenues dans le document original sont reproduites ci-dessous :
1 Alinéa 6(1)k) L.I.R.
2 Alinéa 6(1)e) L.I.R. et paragraphe 6(2) L.I.R.
3 AGENCE DU REVENU DU CANADA, interprétation technique 2005-0119451E5, 14 mars 2005.