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Transports Canada AFME1100-21
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À l'attention de Mme Claudine Sauvé, Gestionnaire de projet
Le 13 février 1992
Mesdames, Messieurs,
Objet: Avantages imposables découlant de l'usage personnel d'une automobile fournie par l'employeur
La présente est en réponse à votre lettre du 2 décembre 1991. Nos commentaires tiennent compte de notre conversation téléphonique (Bourgeois/Sauvé) du 23 janvier 1992 ainsi que des informations additionnelles que vous nous avez fait parvenir le 30 janvier 1992.
Vous désirez obtenir notre opinion sur la façon qu'un employeur qui possède un parc d'automobiles, doit calculer les avantages imposables relatifs à l'utilisation à des fins personnelles desdits automobiles par ses employés.
Vous nous précisez que cette utilisation s'effectue dans deux situations précises. La première situation survient lorsqu'un employé emprunte une automobile pour son «usage personnel». Dans un tel cas, l'utilisation que fait l'employé de l'automobile est exclusivement pour fins personnelles. La deuxième situation survient lorsqu'un employé utilise l'automobile pour «usage personnel relié au travail». Cette utilisation est généralement liée aux fonctions de l'employé; ou encore elle s'appuie directement sur une initiative de l'employeur. À titre d'exemple d'une telle utilisation, vous nous avez exposé une situation où un employé de votre ministère est de garde pour des demandes ponctuelles au cours de la fin de semaine. Dans un tel cas, l'employé utilise une automobile du parc le vendredi soir pour se rendre à sa résidence. Ledit employé retournera l'automobile au parc le lundi matin. Selon les politiques élaborées par votre ministère, ledit employé n'est pas autorisé à utiliser l'automobile à des fins personnelles durant la fin de semaine. Un autre exemple d'«usage personnel relié au travail» serait lorsque l'employeur demande à un employé de se rendre à un endroit ailleurs que son lieu habituel d'affectation. Dans un tel cas, l'employeur peut permettre à l'employé de prendre une automobile du parc le soir pour se rendre de son lieu habituel d'affectation à sa résidence. Le lendemain, l'employé se rendra à un endroit autre que son lieu d'affectation habituel avec l'automobile. Ladite automobile sera remise au parc d'automobiles le lendemain ou le surlendemain, selon les circonstances. Vous nous avez indiqué que l'«usage personnel relié au travail» des automobiles par les employés est occasionnelle, ne dépassant pas 10 jours ni 1 000 kilomètres dans une année civile donnée.
Nos commentaires
A. Détermination du nombre de kilomètres parcourus pour fins personnelles
Afin de déterminer le quantum des avantages relatifs à l'utilisation d'une automobile, il est important de déterminer le nombre de kilomètres parcourus pour fins personnelles. Dans la première situation que vous nous avez exposée, la totalité des kilomètres parcourus par l'employé sera considérée à des fins personnelles. La détermination de l'usage à des fins personnelles dans la deuxième situation, soit celle d'«usage personnel relié au travail», est abordée au paragraphe 5 du bulletin d'interprétation IT-63R3 publié par notre Ministère, intitulé «Avantages, y compris les frais pour droit d'usage d'une automobile, qui découlent de l'usage à des fins personnelles d'un véhicule automobile fourni par l'employeur» (copie ci-jointe). Notre Ministère estime qu'un employé qui utilise l'automobile de son employeur pour effectuer ses déplacements entre son lieu de travail et son domicile, l'utilise à des fins personnelles.
Par contre, lorsque l'employé, à la demande de son employeur ou avec la permission de celui-ci, va directement de son domicile à un endroit (autre que le lieu d'affaires de l'employeur où l'employé doit se présenter régulièrement) ou revient dudit endroit pour se rendre à son domicile, ces déplacements ne sont pas considérés des déplacements à des fins personnelles.
B. Avantage imposable lié aux frais de fonctionnement d'une automobile
La valeur de l'avantage lié aux frais de fonctionnement de l'automobile, relatif à l'usage personnel de l'automobile par l'employé, doit être incluse dans le revenu de l'employé en vertu de l'alinéa 6(1)a) de la Loi de l'impôt sur le revenu (ci-après la «Loi»). Dans le cas d'un parc d'automobiles, les frais de fonctionnement qui s'appliquent à l'usage à des fins personnelles d'une automobile doivent être calculés et attribués aux employés concernés en fonction de l'usage personnel réel que ceux-ci font des automobiles de l'employeur. Tel que prévu au paragraphe 20 du bulletin d'interprétation précité, il n'est pas acceptable que l'employeur regroupe les frais de fonctionnement pour tout un parc d'automobiles, ni qu'il en établisse la moyenne pour calculer le montant de l'avantage imposable lié aux frais de fonctionnement. Il existe toutefois une autre façon de calculer l'avantage lié aux frais de fonctionnement lorsque l'automobile sert principalement (de façon générale plus de 50%) dans l'accomplissement de la charge ou de l'emploi du contribuable. Dans un tel cas, si l'employé signifie par écrit avant la fin de l'année civile qu'il désire se prévaloir des dispositions du paragraphe 6(2.2) de la Loi, l'avantage relatif aux frais de fonctionnement sera égal à la moitié de l'avantage lié aux frais raisonnables pour droit d'usage dont nous discutons dans le paragraphe suivant.
C. Avantage imposable lié au droit d'usage d'une automobile
Un avantage lié aux frais raisonnables pour droit d'usage doit être inclus dans le revenu de l'employé conformément à l'alinéa 6(1)e) de la Loi et selon les modalités de calcul prévues au paragraphe 6(2) de la Loi. Cet avantage imposable vise à inclure la valeur économique du fait qu'une automobile soit mise à la disposition d'un employé et tient compte, entre autres, du nombre de jours dans l'année où l'employé, ou une personne qui lui est liée, a eu l'automobile à sa disposition ainsi que le coût de l'automobile ou les frais de location, le cas échéant. Ordinairement, les frais pour droit d'usage des différentes automobiles se calculent en fonction de la période où chacune est mise à la disposition d'un employé ou d'une personne qui lui est liée.
Toutefois, si l'employeur et l'employé sont tous deux d'accord et si l'employé ne s'est pas vu attribuer une automobile à long terme pour son usage exclusif, une méthode qui tient compte de la moyenne du coût ou des frais de location, le cas échéant, des automobiles fournies au cours d'une année donnée, peut être retenue pour déterminer l'avantage lié aux frais de droit d'usage conformément au paragraphe 21 du bulletin d'interprétation précité. Pour établir cette moyenne, toutes les automobiles mises à la disposition d'un employé ou d'une personne liée à lui, à tout moment de l'année civile, sont classées dans des fourchettes de prix n'excédant pas 5 000 $ et un prix moyen pour chaque fourchette, le cas échéant, est établi. Dans le cas des automobiles louées, les fourchettes que l'on utilise afin de déterminer les frais de location moyens n'excèdent pas 1 200 $. Des exemples illustrant la méthode d'établissement de la moyenne pour des automobiles appartenant à l'employeur ou louées par celui-ci, selon le cas, sont exposées au paragraphe 22 du bulletin d'interprétation précité.
D. Réduction de l'avantage lié au droit d'usage
Vous remarquerez que la formule de calcul de l'avantage lié aux frais raisonnables pour droit d'usage tient compte de situations comme la vôtre où l'usage personnel d'une automobile mise à la disposition d'un employé, est minime. En effet, dans la mesure où 90% ou plus de la distance parcourue par une automobile pendant qu'elle est à la disposition d'un employé, est parcourue par l'employé dans l'accomplissement des fonctions de sa charge ou de son emploi et non à des fins personnelles et que l'employé a parcouru en moyenne moins de 1 000 kilomètres par mois à des fins personnelles, les frais pour droit d'usage peuvent être réduits. Dans la situation que vous nous avez soumise, si l'usage d'une automobile pour des fins personnelles se limite à 1 000 kilomètres par année, l'avantage lié aux frais pour droit d'usage d'une automobile serait donc réduit substantiellement, sous réserve qu'au moins 90% de la distance est parcourue pour fins d'affaires.
E. Réduction du total des avantages imposables découlant de l'usage personnel d'une automobile fournie par l'employeur
Si un employé verse une somme à son employeur à titre de compensation pour l'utilisation personnelle d'une automobile que son employeur lui a fournie, la somme ainsi versée réduit le montant de l'avantage calculé par ailleurs.
F. Taxes sur les produits et services (TPS)
Nous aimerions vous mentionnez qu'il faut, pour les années 1991 et suivantes, tenir compte de la TPS afin de déterminer le montant total de l'avantage découlant de l'usage personnel d'une automobile. La Loi prévoit, dans un premier temps que le coût d'un bien ou d'un service pour établir la valeur d'un avantage imposable d'un employé ne doit pas tenir compte de la TPS qui a pu être exigible sur la fourniture dudit bien ou service. Toutefois, on doit ajouter à la valeur de l'avantage imposable, 7% du résultat obtenu en soustrayant du total des avantages découlant de l'usage personnel d'une automobile fournie par l'employeur, le montant de la taxe de vente provinciale incluse par ailleurs dans les avantages ainsi que la valeur des avantages qui sont soit des «fournitures détaxées» ou des «fournitures exonérées» au sens que la Loi sur la taxe d'accise donne à ces expressions.
G. Conclusion
Étant donné d'une part, que le calcul des avantages liés aux frais de fonctionnement et aux frais raisonnables pour droit d'usage se résume à l'application de formules algébriques et d'autre part, que le modèle de gestion élaboré par votre ministère est fondé sur l'utilisation d'un «système informatisé de contrôle des véhicules et des renseignements sur la façon dont ils sont utilisés» au sein de votre ministère, nous croyons que votre ministère est en mesure de calculer annuellement, de façon rapide et sans avoir recours à des formalités administratives excessives, les avantages imposables liés à l'usage personnel des véhicules mis à la disposition des employés.
Les commentaires ci-dessus sont de nature générale et pourraient ne pas s'appliquer à une situation particulière. La présente interprétation technique ne constitue pas une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu et, tel que mentionné au paragraphe 21 de la circulaire d'information 70-6R2 du 28 septembre 1990, elle ne lie pas le Ministère.
Nous espérons que nos commentaires vous seront utiles. Si vous désirez de plus amples informations sur ce sujet, n'hésitez pas à communiquer avec Pierre Bourgeois (957-2096) de notre division.
Nous vous prions d'agréer l'expression de nos sentiments distingués.
Maurice BissonPour le directeurDivision des entreprises et généralDirection des décisionsDirection générale des affaires législatives et intergouvernementales
Pièce jointe